クレームが発生した際に報告書を作成し、報告する必要がある。企業やお客様ごとにクレーム報告書のフォーマットは異なるが、以下の共通キーワードを理解し、それに基づいてクレーム報告書を作りましょう。
応急対策
応急対策は、目の前の異常やトラブルに対して、取り敢えずこれ以上の損失を大きくならないように対策である。例えば、工程内で不良が発生し始めたら、すぐに機械を止めてこれ以上不良を作り出せないようにする。
暫定対策
暫定対策は、不良品が後工程やお客様に流出しないように特別管理を実施する対策である。例えば、不良流出を防止するために、抜き取り検査から全数検査に変更、1回の全数検査からダブル検査に変更、新たな検査ポイントを追加等。
発生・流出メカニズム
発生・流出メカニズムは不良品がどのように工程で発生したか、どのように後工程やお客様に流出したかを説明する仕組みである。
恒久対策
恒久対策は、真の原因を追究し、管理要因まで深堀りして行う対策であり、ハード対策ともいう。例えば、ポカヨケ（ミスを防ぐ仕組み）の導入、設備の改善、設計の見直し、管理ルールの新設等。
効果確認
効果確認は、実施した対策によって同様の不良が発生しないことを確認することである。 期間や数量などの詳細について社内で決めれば良い。
水平展開
水平展開は実施した対策を他の類似品や工程に適用することである。これにより、同様の問題が他の箇所や工程で発生することを防ぐ。
源流へのフィードバック
源流へのフィードバックは対策効果を確認できたら、その対策を標準化プロセス（過去トラ集、FMEAなど）に反映し、新規品や新しい工程に展開することであり、再発防止や未然防止につなげる。
